Mengenal Software Aset Management

Apa itu SAM ?
SAM, adalah sebuah infrastruktur dan proses yang dibutuhkan peusahaan untuk mengontrol dan melakukan penataan dan pengelolaan yang efektif atas software yang dimiliki. Tujuannya adalah untuk perlindungan terhadap asset perusahaan serta menghindari pelanggaran hukum atas penggunaan software bajakan. SAM membantu organisasi untuk memahami dan mengelola asset software yang dimilikinya dengan tujuan untuk meningkatkan performa perusahaan. SAM juga membantu perusahaan untuk menghitung dan mengalolasikan anggaran proyek TI dengan tepat dan efisien guna menghasilkan nilai yang kompetitif.

SAM memiliki 4 langkah prosedur administrative yang dikembangkan untuk memungkinkan organisasi mengoptimalkan kegiatan dan investasi di bidang TI ke tingkat kehandalan dan keamanan yang memadai serta mampu mengurangi biaya-biaya dalam kegiatan TI yang tidak diperlukan.

Empat langkah administrative tersebut diantaranya :
1. Lakukan inventarisasi software
Dimulai dengan survey dan pencatatan seluruh software yang diinstal di desktop, tempat kerja maupun di server perusahaan. Kumpulkan catatan instalasi tersebut dalam 1 laporan. Anda dapat melakukan inventarisasi secara manual maupun menggunakan tools online untuk mendeteksi software secara otomatis.
2. Sesuaikan software dengan lisensinya
Setelah Anda mengidentifikasi software yang digunakan, langkah berikutnya adalah menyesuaikan jumlah lisensi yang dimiliki dengan jumlah software yang diinstal. Ini akan memudahkan Anda mengetahui apakah kelebihan atau kekurangan lisensi.
3. Review kebijakan dan prosedur
Sekarang Anda telah mengidentifikasi apa saja software yang dimiliki dan dimana saja diinstal. Langkah berikutnya adalah mereview serta menyusun kebijakan dan serta prosedur penggunaan software termasuk tata tertib bagi karyawan untuk menggunakan software yang benar. Beberapa hal yang biasanya dimuat dalam kebijakan penggunaan software adalah termasuk cara penginstalan, pemakaian dan cara memperbaikinya.
4. Siapkan petunjuk dan kembangkan rencana SAM
Langkah terakhir adalah menyusun rencana , membuat daftar kepustakaan media-media dari software yang sudah berlisensi serta buat agar perusahaan Anda tetap mengupdate software terbaru.

Tips untuk Efisiensi

1. Buatlah sebuah pusat database dan hasilkan laporan untuk
menangkap informasi tentang piranti keras, piranti lunak dan
pengguna. Staf anda akan mendapat pengetahuan menye -
luruh dari tiap sistem karyawan dan akan dapat membantu
mereka untuk menyediakan dukungan yang lebih baik dan
cepat.
2. Lacak riwayat servis dan piranti keras. Nama piranti lunak
yang spesifik dan komponen piranti keras yang sering ber -
masalah akan terlacak dan jika perlu, ganti dengan solusi
yang lebih baik.
3. Batas dari jumlah aplikasi yang harus didukung staf anda
dengan menstandarisasi aplikasi dan sistem pada saat
memungkinkan.
4. Pelihara kontrak pendukung untuk seluruh piranti lunak
utama dan piranti keras dan dukung staf anda untuk meng -
gunakannya. Tiap kali staf anda mendapat bantuan dari
vendor, merekamenjadi lebih terlatih dan efisien dalam
pekerjaan mereka.
5. Hindari kebiasaan penyelesaian di rumah jika memung -
kinkan. Dukungan overhead pada umumnya lebih besar untuk
penyelesaian aplikasi dibandingkan untuk paket bebas piranti
lunak.
6. Pertimbangkan pembelian sebuah helpdesk dan lakukan
pelacakan sistem. Sistem-sistem ini mungkin akan lebih
mahal, tapi pada umumnya mempunyai fitur yang lebih banyak
dibandingkan dengan sistem ad-hoc database, biasanya
memerlukan waktu lebih singkat dan mendukung pelacakan
piranti lunak menjadi lebih mudah.
7. Sediakan sesi pelatihan untuk staf pendukung anda tentang
bagaimana menggunakan piranti lunak utama dan piranti
keras walaupun mereka tidak menggunakan piranti lunak
secara langsung dalam pekerjaan mereka. Sebuah
pengetahuan menyeluruh dari piranti lunak perusahaan anda
akan berperan untuk dukungan yang lebih baik dan cepat
untuk aplikasi tersebut
8. Dukunglah pertemuan-pertemuan dan grup diskusi dimana
karyawan dapat saling membagikan pengetahuan dan untuk
meningkatkan efisiensi keseluruhan.
9. Dukung staf anda untuk menemukan jalan dalam meng -
otomatisasikan tugas-tugas yang berulang. Hal ini membuat
mereka berpikir lebih langsung tentang pekerjaan mereka dan
dapat menghasilkan keseluruhan efisiensi yang lebih besar.
Yakinkan bahwa dokumen tersebut ada dalam tugas-tugas
otomatis dan rancanglah sebuah prosedur untuk menelaah
kembali hal ini secara berkala.

Kebijakan Peranti Lunak

Pendahuluan

[Nama Perusahaan] menginginkan adanya jaminan agar kita memenuhi tanggung jawab sebagai pengguna piranti lunak dengan menjamin bahwa semua paket piranti lunak yang [Nama Perusahaan] beli adalah resmi dan layak untuk diperhitungkan. Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menuntun langkah-langkah yang perlu diambil dengan maksud untuk menjamin bahwa seluruh piranti lunak yang dibeli diproses ke dalam sistem pencari inventori dan seluruh dokumen kepemilikan tersimpan rapi dan terawat.

Prosedur Kebijakan Peranti Lunak

Pendahuluan

[Nama Perusahaan] mengenali pentingnya hukum dan etika dalam penggunaan aset-aset piranti lunak. Dokumen ini menyediakan garis besar untuk diikuti karyawan untuk menjamin bahwa kita secara sah dan juga etis dalam penggunaan aset piranti lunak kita. Seluruh aset piranti lunak hanya digunakan untuk keperluan bisnis dan sebaikanya tidak digunakan karyawan untuk keuntungan pribadinya.

[Nama Perusahaan] Kebijakan dalam Penggunaan Piranti Lunak

Kebijakan Umum
[Nama Perusahaan] telah membeli lisensi lengkap dari salinan piranti lunak komputer dari beberapa penerbit dan penjual. Salinan piranti lunak yang dilisensi dan terdaftar ditempatkan pada komputer-komputer dalam perusahaan dan sejumlah salinan cadangan dibuat berdasarkan perjanjian lisensi dan kebijakan perusahaan. Tidak satupun salinan piranti lunak atau dokumentasinya dapat dibuat tanpa ijin tertulis dari penerbit dan [Nama Perusahaan].

Kebijakan Umum
[Nama Perusahaan] akan menyediakan salinan sah piranti lunak sesuai dengan undang-undang untuk memenuhi mode saat ini dan dalam kuantiti yang sesuai dengan jumlah komputer. Penggunaan piranti lunak dicapai dari sumber lain yang aman dan perlakuan sah pada perusahaan, dan penggunaannya diijinkan secara ketat.

Penambahan Salinan
Dalam beberapa kasus, perjanjian lisensi untuk beberapa program piranti lunak tertentu mengijinkan penambahan salinan untuk seorang pengguna yang menginstal program tersebut baik pada komputer portabel atau komputer rumah. Karyawan tidak akan memuat tambahan salinan dari piranti lunak atau dokumentasi dari piranti lunak tersebut yanpa persetujuan dari Departemen Servis Informasi [Nama Perusahaan]. Ketika resmi, ijin akan diberikan untuk instalasi yang berkaitan dengan alasan bisnis yang valid.

Salinan Tanpa Ijin
Salinan tanpa ijin dari piranti lunak yang terdaftar atau dokumentasi adalah pelanggaran hukum dan melawan standard pengaturan yang dikeluarkan untuk karyawan [Nama Perusahaan]. Karyawan yang berbuat, memperoleh atau menggunakan salinan tanpa ijin dari piranti lunak komputer atau dokumen akan memperoleh sanksi disiplin dan dapat dikeluarkan.

Pengawasan Internal
[Nama Perusahaan] berhak secara hukum untuk menjaga reputasi dan investasinya pada piranti lunak komputer dengan melakukan pengawasan ketat untuk mencegah pembuatan atau penggunaan salinan piranti lunak tanpa ijin. Pengawasan ini dapat termasuk penilaian secara periodik dari penggunaan piranti lunak, baik diumumkan atau tidak pada komputer perusahaan untuk memastikan pelaksanaannya, pemindahan piranti lunak apapun dari properti [Nama Perusahaan] dimana lisensi yang berlaku atau bukti dari lisensi tidak dapat diperlihatkan, dan perbuatan-perbuatan menurut tata tertib, termasuk pembatasan, pada saat karyawan melakukan pelanggaran pada kebijakan ini.