Kebijakan Peranti Lunak

Pendahuluan

[Nama Perusahaan] menginginkan adanya jaminan agar kita memenuhi tanggung jawab sebagai pengguna piranti lunak dengan menjamin bahwa semua paket piranti lunak yang [Nama Perusahaan] beli adalah resmi dan layak untuk diperhitungkan. Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menuntun langkah-langkah yang perlu diambil dengan maksud untuk menjamin bahwa seluruh piranti lunak yang dibeli diproses ke dalam sistem pencari inventori dan seluruh dokumen kepemilikan tersimpan rapi dan terawat.




Abstraksi

Tujuan
1. Mendefinisikan permohonan cabang perusahaan untuk piranti lunak berlisensi
2. Mendefinisikan langkah yang diperlukan untuk menjamin bahwa inventori piranti lunak tetap up to date
3. Mendefinisikan langkah yang diperlukan untuk menjamin ketahanan dari semua dokumen yang membuktikan kita berhak atas piranti lunak
4. Mendefinisikan langkah yang diperlukan untuk menyediakan akses dari cabang perusahaan pada dokumen piranti lunak

Ringkasan dari Langkah-langkah yang Perlu Diambil
1. Permintaan Piranti Lunak
2. Pembelian Lisensi untuk Piranti Lunak
3. Penerimaan Piranti Lunak
4. Pendistribusian Piranti Lunak
5. Jaminan Adanya Dokumentasi Piranti Lunak untuk Pengguna Akhir

Langkah-langkah Perolehan Piranti Lunak

Permintaan Piranti Lunak
Bekerja sama dengan departemen IT untuk menentukan piranti lunak anda dan/atau kebutuhan peralatan. Setelah ditentukan, dapatkan persetujuan dari manajer departemen berdasarkan pada pemesanan pembelian [Nama Perusahaan] sesuai dengan tuntutan prosedur.


Pembelian Lisensi untuk Piranti Lunak
Kirimkan permohonan lengkap dari pemesanan pembelian pada departemen IT untuk verifikasi dan persetujuan. Bila diperlukan adanya perubahan, IT akan menghubungi departemen pemohon.

Departemen IT akan mengirimkan permohonan pemesanan pembelian pada Departemen Pembelian, dimana permohonan itu diproses. Seluruh pesanan akan dikirimkan pada Departemen IT.

Penerimaan Piranti Lunak
Ketika produk diterima, Departemen IT mengikuti prosedur penerimaan masuk (Check-In) [Nama Perusahaan] untuk menjamin bahwa piranti lunak tersebut telah termasuk pada inventori piranti lunak.

Departemen IT mengawasi duplikasi dari media dan dokumentasi yang dibutuhkan untuk mendukung sistem pada pusat penyimpanan di perusahaan. Seluruh disk yang tersisa baik asli maupun cadangan dan seluruh dokumentasi lisensi disimpan pada lokasi di luar perusahaan dengan mengikuti :
Alamat 1
Alamat 2
Kota, Kode Negara

Departemen lain dapat menyimpan duplikat dari dokumen asli untuk tujuan referensi.

Pendistribusian Piranti Lunak
Setelah proses penerimaan masuk selesai, IT akan menghubungi departemen pemohon untuk menjadwalkan instalasi piranti lunak.

IT akan membutuhkan informasi berikut untuk tiap karyawan yang akan menerima piranti lunak tersebut :
Nama
Alamat E-mail
No Ekstension Telepon

Jika piranti lunak perlu di-instal ulang, hubungi IT untuk melakukan peng-instalan ulang.


Jaminan Adanya Dokumentasi Piranti Lunak untuk Pengguna Akhir
Duplikasi dari End User License Agreement (EULA) dan petunjuk manual akan tersedia bagi departemen yang menerima piranti lunak.

Jadi jika seorang karyawan membutuhkan sebuah duplikat dokumen, Departemen IT dapat menyediakannya.



Informasi Tambahan

Untuk informasi lebih lanjut, atau jika anda tertarik untuk memperoleh piranti lunak untuk tujuan tertentu, silahkan hubungi [Nama Kontak] pada [No Telepon Kontak] (atau melalui e-mail pada [Kontak e-mail] ) paling tidak dibutuhkan tiga bulan untuk memenuhi permohonan anda.