Tips untuk Efisiensi

1. Buatlah sebuah pusat database dan hasilkan laporan untuk
menangkap informasi tentang piranti keras, piranti lunak dan
pengguna. Staf anda akan mendapat pengetahuan menye -
luruh dari tiap sistem karyawan dan akan dapat membantu
mereka untuk menyediakan dukungan yang lebih baik dan
cepat.
2. Lacak riwayat servis dan piranti keras. Nama piranti lunak
yang spesifik dan komponen piranti keras yang sering ber -
masalah akan terlacak dan jika perlu, ganti dengan solusi
yang lebih baik.
3. Batas dari jumlah aplikasi yang harus didukung staf anda
dengan menstandarisasi aplikasi dan sistem pada saat
memungkinkan.
4. Pelihara kontrak pendukung untuk seluruh piranti lunak
utama dan piranti keras dan dukung staf anda untuk meng -
gunakannya. Tiap kali staf anda mendapat bantuan dari
vendor, merekamenjadi lebih terlatih dan efisien dalam
pekerjaan mereka.
5. Hindari kebiasaan penyelesaian di rumah jika memung -
kinkan. Dukungan overhead pada umumnya lebih besar untuk
penyelesaian aplikasi dibandingkan untuk paket bebas piranti
lunak.
6. Pertimbangkan pembelian sebuah helpdesk dan lakukan
pelacakan sistem. Sistem-sistem ini mungkin akan lebih
mahal, tapi pada umumnya mempunyai fitur yang lebih banyak
dibandingkan dengan sistem ad-hoc database, biasanya
memerlukan waktu lebih singkat dan mendukung pelacakan
piranti lunak menjadi lebih mudah.
7. Sediakan sesi pelatihan untuk staf pendukung anda tentang
bagaimana menggunakan piranti lunak utama dan piranti
keras walaupun mereka tidak menggunakan piranti lunak
secara langsung dalam pekerjaan mereka. Sebuah
pengetahuan menyeluruh dari piranti lunak perusahaan anda
akan berperan untuk dukungan yang lebih baik dan cepat
untuk aplikasi tersebut
8. Dukunglah pertemuan-pertemuan dan grup diskusi dimana
karyawan dapat saling membagikan pengetahuan dan untuk
meningkatkan efisiensi keseluruhan.
9. Dukung staf anda untuk menemukan jalan dalam meng -
otomatisasikan tugas-tugas yang berulang. Hal ini membuat
mereka berpikir lebih langsung tentang pekerjaan mereka dan
dapat menghasilkan keseluruhan efisiensi yang lebih besar.
Yakinkan bahwa dokumen tersebut ada dalam tugas-tugas
otomatis dan rancanglah sebuah prosedur untuk menelaah
kembali hal ini secara berkala.